Iets nieuw proberen is niet evident. Het vereist het nodige enthousiasme en goesting. Een team moet er voor openstaan. Start dan ook klein met de teamleden die er klaar voor zijn. Zoek enkele enthousiaste trekkers in het woonleefteam die het voortouw kunnen nemen. Als hun eerste ervaringen goed zijn, kunnen ze hun resultaten delen met de rest van het team en hen zo stap voor stap meekrijgen.

In de volgende stappen zie je hoe deze medewerkers veel van hun huidige taken vlotter kunnen aanpakken.

Moederdag? Pasen? Week van de valpreventie? Voor zulke terugkerende thema’s bedenken teams doorgaans telkens nieuwe activiteiten.

Via de themakalender kan je hier veel tijd mee uitsparen. Elke maand krijg je een kalender propvol suggesties voor de maand er op. Tips voor activiteiten rond de thema’s, maar vaak ook volledig uitgewerkte activiteiten die je zo kan overnemen. Telkens zie je ook welke bewoners hier mogelijk in geïnteresseerd zijn.

Voeg jullie standaard maandplanning alvast in. Daarna staat die elke maand al klaar in jullie planning.

Tip: gebruik deze inspiratietools op jullie maandelijkse planningsmeeting voor activiteiten.

Naast de grote thematische activiteiten hebben jullie vermoedelijk vaste activiteiten zoals geheugentraining, turnen, samen koken en knutselen,.. Deze terugkerende activiteiten kan je makkelijk één keer aanduiden in Soulcenter. Daarna maak je met een druk op de knop een volledig ingevulde maandplanning. De thema-activiteiten voeg je er makkelijk aan toe.

Eenmaal de kalender ingevuld is, kan je deze vlot delen op verschillende manieren.

• check_box Weekaffiches voor bewoners. Per afdeling kan je automatisch een kleurrijke affiche hebben met alle activiteiten op.
• check_box Planningsprints voor het team. Print per afdeling een overzicht van de activiteiten van de week. Geef interne notities mee zodat het zorgteam ook weet hoe zij kunnen helpen.
• check_box Publieke activiteitenkalender voor vrijwilligers en familie. Daar lees je hier onder meer over.

Ieder WZC kan zijn eigen publieke kalender hebben. Familie en vrijwiligers kunnen zo kijken welke activiteiten er aankomen. Indien jullie willen, kunnen jullie bepaalde activiteiten ook openstellen voor familie en vrienden. Via deze publieke kalender kunnen ze zich dan inschrijven. Jullie krijgen daar dan een berichtje van.

Wil je jullie kalender publiek zetten? Contacteer dan het team van Soulcenter om de pagina klaar te zetten. Jullie kunnen de pagina personaliseren met:

• check_box Het logo van je woonzorgcentrum
• check_box Een grote foto, liefst in een horizontaal formaat zoals in het voorbeeld

Geef hen een briefing over de voorbereiding en verloop van activiteiten zodat ze vlotter kunnen bijdragen. Je kan makkelijk je activiteitsfiches bijhouden in Soulcenter. Zo heb je op één plek alle info over de voorbereiding, het verloop en alle materiaal dat je nodig hebt voor activiteiten. De bestanden voeg je ook zo toe.

Tientallen teams deelden ook al hun activiteiten via www.hartverwarmers.be. Je kan er ondertussen meer dan 200 activiteiten downloaden met bijhorende briefings en bestanden.

Ben je trots op je activiteiten? Dan kan je optioneel jouw eigen activiteiten ook delen met de Hartverwarmers-community.

Er zijn twee manieren om de activiteiten te structureren. Volgens interessegebied en volgens dimensie van thuisgevoel. Denk aan interessegebieden zoals sport, cultuur, natuur en zelfzorg. Het concept van dimensies van thuisgevoel is geïnspireerd door onderzoek van A sense of home. We onderscheiden drie dimensies. De persoonlijke, sociale en maatschappelijke dimensies. Verderop lees je hier meer over.

In Soulcenter kan je makkelijk het overzicht nemen van de interesses en dimensies. Bij de start van jullie traject kunnen jullie zo samen evalueren. Welke nieuwe activiteiten willen jullie organiseren voor interesses waar jullie te weinig op inspelen? En welke bestaande activiteiten kunnen jullie herbekijken zodat jullie inspelen op meer dimensies van thuisgevoel.

Activiteiten vertrekken nog al te vaak aanbodgestuurd en hebben als doel zo veel mogelijk bewoners te bereiken. Deze aanpak leidt tot herkenbare situaties. Het zijn bijvoorbeeld telkens dezelfde bewoners die deelnemen. Veel andere bewoners voelen zich niet aangesproken en vallen uit de boot.

Samen met Maite Mallentjer van A sense of home werkten we een workshop uit om je team uit te dagen om jullie bestaande activiteiten nieuw leven in te blazen. Verken alleen of met collega’s van het leefteam hoe je meer bewoners kan betrekken op manieren die er voor hen toe doen.

Tijdens workshops met WZC bedachten we in het verleden zo al nieuwe invullingen voor klassieke activiteiten als een film bekijken of de verjaardagen vieren.

Bekijk de workshop en de bijhorende werkbladen.

Stuur ons een Excel bestand met de namen van de bewoners en op welke afdelingen ze verblijven. Snel daarna zitten alle bewoners klaar in Soulcenter.

Download deze template. Het is een Google spreadsheet die je ook kan opslaan als Excel bestand.

Start door in bulk de interesses van bewoners aan te duiden. Zo hoef je niet eerst bewoner per bewoner interesses te bevragen. Zet je samen met medewerkers die de bewoners goed kennen en ga door het overzicht. Op een handige pagina (zowel digitaal als op papier) kan je aanduiden waar bewoners van houden. Zo heb je op nog geen kwartiertje per afdeling een duidelijk overzicht.

Vanaf dan krijg je in Soulcenter bij alle activiteiten al suggesties voor deelnemers. Ook in de inspiratiedatabank met meer dan 200 activiteiten zie je dan welke activiteiten passen bij de bewoners.

Met deze snelle kennismaking heb je wel enkel een overzicht van de hoofdinteresses. Zaken als spelletjes, muziek, huishouden,.. Op dat moment weet je nog niet welke onderliggende interesses belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de types van spelletjes of muziek. Dat kan je later doen.

Weten wat bewoners graag doen is één deel van de puzzel. Het is ook nuttig om te weten wat bewoners nog kunnen. Daarvoor hanteren we begeleidingsprofielen. We brengen de bewoners onder in vijf groepen om zo een duidelijker overzicht te krijgen van de capaciteiten van al onze bewoners. Dit helpt ons later om beter te begrijpen welk type activiteiten we vaker kunnen organiseren zodat er niemand uit de boot valt.

De aanpak hiervoor is eenvoudig en kan een ergotherapeut snel doen. Ga in Soulcenter naar de pagina waar je in één keer de begeleidingsprofielen van alle bewoners kan kiezen.

Hier onder zie je een overzicht van de verschillende begeleidingsprofielen die je kan aanduiden. Dit overzicht komt zo uit de inspiratiebundel van VVSG.

Download referentieblad met info over begeleidingsprofielen.

Bij het merendeel van de teams die dit proces al volgden werd duidelijk wat hun buikgevoel al vertelde: dat zwakkere bewoners maar al te vaak uit de boot vallen. Later kijken we naar hoe je dit gestructureerd kan evalueren en bijsturen.

Het bespreken van interesses kan ook een leuke groepsactiviteit zijn. Samen kan je onderwerp per onderwerp bespreken waar bewoners van houden. Duid dit aan op de gedetailleerde babbelbladen voor interesses, en later kan je dit toevoegen in Soulcenter.

Met deze meer gedetailleerde interesses krijg je ook veel betere suggesties voor deelnemers aan activiteiten. Het geeft jullie bij evaluaties ook een genuanceerder blik over tekortkomingen en mogelijkheden in het aanbod.

Wat als een nieuwe bewoner van dag één al een duidelijk zicht heeft op wat er allemaal te beleven valt in het woonzorgcentrum? En zo snel mogelijk mee kan doen?

Dat kan je eenvoudig doen door nieuwe bewoners toe te leiden via Soulcenter.

Bevraag tijdens de kennismaking op tablet de interesses van een bewoner. Op een kwartiertje krijgt de persoon die de kennismaking doet een goed zicht op waar de nieuwe bewoner van houdt. Automatisch krijgt de bewoner op het einde van het gesprek suggesties voor activiteiten om aan mee te doen. Je kan de bewoner zelf onmiddellijk aanduiden als deelnemer zodat hij of zij niet vergeten wordt.

Dit proces van interesses in kaart brengen zal stapsgewijs gebeuren over een periode van verschillende weken. Hou in de gaten waar jullie staan om vlot vooruitgang te boeken.

Op de evaluatiepagina van activiteiten vind je een overzicht van de vooruitgang. Je ziet er ook wat de volgende stappen zijn en kan hiervoor een taakverdeling printen.

Zo krijg je stap voor stap een helder zicht op waar de bewoners van houden, en kan je in een volgende stap het aanbod daarop afstemmen.

Met de activiteitentoetser krijg je het overzicht van waar het aanbod al sterk is en waar nog niet, en zo kan je gericht verbeteringen aanbrengen. Het is een uitgebreide oefening waarmee je kan nagaan of de activiteiten voldoen aan de dimensies van thuisgevoel, of ze inspelen op de interesses van bewoners en of zowel actieve als passieve bewoners aan bod komen.

Deze oefening kan je doen nadat je voor alle bewoners de interesses aanvulde. Organiseer hiervoor een workshop met je hele woonleefteam. Samen kan je interessegebied per interessegebied evalueren welke bewoners je bereikt en zo een duidelijk overzicht krijgen van verbeterpunten.

Het is een uitgebreide oefening die je team een volledig uitgezoomd overzicht geeft van het aanbod. Deze oefening is nuttig om bijvoorbeeld jaarlijks te hernemen om de grote lijnen uit te zetten voor de activiteitenbegeleiders.

De activiteitentoetser geeft al een ruim beeld over verbeteringskansen in het aanbod. Hoogstwaarschijnlijk bedenk je er door dat er op bepaalde interessegebieden meer ingezet kan worden. Om dat makkelijk te maken is er een aparte interesseverkenner met bijhorend actieblad.

Op interesseverkenner zie je in een oogopslag op welke interesses je meer kan inspelen. Je krijgt er onmiddellijk suggesties bij. Ten eerste zie je bij welke van jullie eigen activiteiten er geïnteresseerden nog niet meedoen. En daarnaast krijg je per interessegebied suggesties van activiteiten uit onze uitgebreide activiteitendatabank die samengesteld is door teams van over heel Vlaanderen.

Bij deze pagina vind je ook een actieblad. Dat maakt het makkelijk voor je team om samen alle inzichten te bespreken en concrete acties te noteren waarmee jullie later mee aan de slag kunnen.

Doen jullie een jaarlijks overleg met iedere bewoner? Dat is het ideale moment om samen de tevredenheid over de activiteiten te bespreken. Bekijk samen de historiek van deelnames om te bespreken wat de bewoner van de activiteiten vond. Daarnaast krijgen jullie suggesties voor activiteiten waarin de bewoner mogelijks geïnteresseerd is maar nog niet aan deelnam.

De activiteiten evalueren tijdens bewonersoverleggen is maar één van de manieren waarop jullie kunnen blijven inzetten op zinvolle dagbesteding voor bewoners. In de volgende sectie – de laatste over dagbesteding – kijken we naar andere kansen om zinvolheid te verankeren in jullie werking.

Op welke manieren kunnen jullie bewoners helpen om tot een zinvolle dagbesteding te komen? In deze workshop zoek je met je team kansen om meer persoonsgericht te werken tijdens typische momenten.

Het kernidee is dat je je verplaatst in de schoenen van twee exemplarische bewoners en van daaruit ideeën bedenkt.

Download het inleefblad voor zinvolle dagbesteding.

Het doel van deze visuele workshop is om samen te bespreken hoe jullie beter kunnen worden in zinvolle dagbesteding voor bewoners. Op drie kwartier vorm je met je team de grote lijnen van een plan. Jullie kijken samen naar wat er al goed gaat nu. Jullie plannen waar jullie naartoe willen. En samen bespreken jullie mogelijke stappen om die doelen te bereiken.

Bekijk het stappenplan voor deze workshop: https://soulcenter.be/tools/dagbesteding-groeiplanner

Aan de hand van deze groeiplanner krijgen jullie een beeld van welke volgende stappen jullie willen nemen. Een van de mogelijke stappen is misschien het verder verdiepen van de kennis over bewoners. Wat zijn hun verhalen? Wat zijn hun voorkeuren? En hoe kan je daar als team op inspelen? Daar kijken we naar in de volgende sectie van deze gids.

Verandering gaat stap voor stap. Begin dus niet te snel.

Start met maar enkele bewoners, families en personeelsleden. Leer samen hoe het verloopt en evalueer regelmatig.

Dit is jullie team van pioniers. Enthousiastelingen die families motiveren, samen mooie levensverhalen verzamelen, en hiermee heel het team en de bewoners een grote glimlach bezorgen.

Maak met jullie compact team van pioniers een snelle start, en motiveer daarna andere medewerkers met jullie resultaten en ervaringen.

Het is leuker om samen nieuw terrein te verkennen. Je kan met mekaar de aanpak afchecken, regelmatig polsen hoe het gaat, en elkaar gemotiveerd houden.

Het project is er ook stabieler door. Stel dat een trekker jammer genoeg even uitvalt, dan kan het project nog steeds doorgaan. Maak Soulcenter dus een gedeelde verantwoordelijkheid van meerdere teamleden.

De directeur of hoofd bewonerzorg is de eerste trekker. Hij of zij volgt de vooruitgang op en zorg dat het team voldoende tijd krijgt om in het levensverhaal van bewoners te investeren.

Wie is verantwoordelijk voor de verhalen van welke bewoner? Koppel een teamlid aan elke bewoner. Een soulmate noemen we dat in Soulcenter. Deze soulmate voegt de bewoner toe in Soulcenter, verzamelt verhalen en betrekt de familie. Deze persoon stelt zijn of haar soulmate ook voor aan de rest van het team.