Tips, templates en checklists voor een vlotte start
Draaiboek
Soulcenter gids
Tips, templates en checklists voor een vlotte start en verankering
Via dit draaiboek krijg je een stappenplan om de bewoners zich meer thuis te laten voelen. We kijken naar hoe je je met je team kan organiseren aan de hand van het Soulcenter plezierplatform voor woonzorgcentra.
Opbouw van het draaiboek
1
Dagbestedingspakket
Zinvolle dagbesteding voor bewoners
Het eerste deel geeft je tips en werkvormen om bewoners een zinvolle tijd te bezorgen. Daar start het. Er als team voor zorgen dat bewoners zo snel mogelijk terug een betekenisvolle dag kunnen hebben, ook al wonen ze nu in een woonzorgcentrum en hebben ze extra zorg nodig. Deze sectie is bedoeld voor klanten van Soulcenter die een abonnement hebben op het dagbestedingspakket. Het is vooral het woonleefteam dat aan de slag zal gaan met deze tips.
2
Kennismakingspakket
Verhalen en voorkeuren tot bij team brengen
In het tweede deel graaf je dieper. Het doel is om de band tussen het team de bewoners te versterken. Dat doe je door het levensverhaal en leefplan van bewoners centraal te plaatsen. Deze sectie is bedoeld voor klanten van Soulcenter die een abonnement hebben op het kennismakingspakket. De trekkers zijn hier terug de begeleiders wonen en leven en de ergotherapeuten. Het is hier echter ook nuttig om een multidisciplinair kernteam samen te stellen, dat samen oplossingen zoekt om met het hele huis persoonsgericht te denken en handelen.
Aanpak voor verhogen van welbevinden bewoners
We focussen ons in dit draaiboek op drie speerpunten om er voor te zorgen dat je team kan kantelen naar een focus op zinvol wonen en leven.
check_box Methodiek
Gebruik een duidelijke aanpak om vlot te starten met Soulcenter en om relatiegerichte zorg te verankeren in je organisatie. Bijvoorbeeld hoe je bestaande gewoontes en aanpakken meer relatiegericht kan maken. Zoals welkomsgesprekken, teamoverleggen en woonzorgoverleggen. Maar ook hoe je vlot het activiteitenaanbod in kaart kan brengen om het te evalueren en bij te sturen zodat er geen bewoners uit de boot vallen.
check_box Automatisering
Begeleiders wonen en leven besteden veel tijd aan de computer met terugkerende taken. Activiteitenkalenders opstellen, activiteiten uitwerken, het aanbod etaleren,.. ontdek hoe je via de leefplezierplatform tijd kan uitsparen door taken de vereenvoudigen.
check_box Communicatie
Goesting is essentieel om je team mee te krijgen met relatiegerichte zorg. We kijken naar manieren en materialen om je team te informeren, te inspireren en om en tot actie aan te zetten. Bijvoorbeeld hoe je vlot familie kan betrekken bij het levensverhaal. Hoe je vrijwilligers kan inspireren om aan meer activiteiten mee te doen.
In dit draaiboek vind je verwijzingen naar kant-en-klare workshops om je team mee te krijgen. Je kan ook aankondigingsmateriaal downloaden en printen om je hele gemeenschap te tonen dat jullie voluit gaan voor warme zorg.
Dagbestedingspakket
Zinvolle dagbesteding voor bewoners
Raakte jullie activiteitenaanbod vastgeroest in de voorbije jaren? Zijn het vooral dezelfde bewoners die meedoen? En speelt het aanbod te weinig in op de interesses van nieuwe bewoners?
Dat kan anders. Met een heldere aanpak, handige tools en een dosis motivatie maakt jullie woonleefteam een bruisend aanbod waar voor ieder wat wils is.
Resultaat
Wat kan je verwachten?
🚁
Je hebt een helikopterzicht op jullie huidige activiteiten en op de interesses van bewoners.
📈
Je hebt een aanpak om jullie aanbod te evalueren zodat geen bewoners uit de boot vallen.
💡
Je hebt een waaier van nieuwe activiteiten op maat van jullie unieke woonzorgcentrum.
🏡
Je hebt een methode (de Sense of Home aanpak) om activiteiten te categoriseren.
🥳
Je weet hoe je iedere maand weer een bruisend aanbod voor bewoners samenstelt.
⏰
Je spaart uren tijd uit door de handige activiteitentools op maat van woonzorgcentra.
Aanpak
Een helder stappenplan voor zinvolle activiteiten
Hoe kan je bewoners een deugddoende tijd bezorgen in het woonzorgcentrum? Hoe kan je het activiteitenaanbod afstemmen op hun voorkeuren en mogelijkheden? En hoe organiseer je je als team om dit mogelijk te maken?
De methodiek die Soulcenter hiervoor aanreikt is geïnspireerd door een onderzoek van de VVSG dat resulteerde in de inspiratietool Komt iedereen aan bod in het WZC? Dit geeft je team een helder en haalbaar stappenplan om over een periode van enkele weken stap voor stap het aanbod af te stemmen.
De verschillende fases die je zal doorlopen:
check_box
Activiteiten plannen
check_box
Aanbod evalueren
check_box
Bewoners in kaart brengen
check_box
Aanbod afstemmen op bewoners
Telkens bekijk je in deze gids manieren om ook tijd uit te sparen bij terugkerende taken die je hebt bij het organiseren van zinvolle activiteiten. Zo zie je bijvoorbeeld hoe je vlotter een maandplanning kan maken en hoe je die vervolgens makkelijk deelt met je team, de bewoners en eventueel met familie en vrijwilligers.
We eindigen deze sectie met het kijken naar hoe jullie de aanpak rond zinvolle dagbesteding kunnen verankeren in de organisatie. Je krijgt workshops aangereikt om jullie aanpak verder te evalueren en samen met het team plannen te maken.
Activiteiten plannen
Gebruik de activiteitenplanner
We starten heel praktisch. Laat jullie planningen op papier of in Excel achterwege en gebruik de activiteitenplanner die Soulcenter maakte in samenwerking met verschillende woonzorgcentra. Deze dagbestedingsapp is gemaakt om veel vlotter activiteiten te organiseren.
Start klein met een compact team van enthousiastelingen. Snel zal je merken dat je tijd uitspaart doordat je sneller een goedgevulde agenda kan plannen en deze vlot kan delen met anderen. Gaandeweg krijg je door het gebruik van de planner een gestructureerd beeld van het volledige aanbod, waardoor je het kan evalueren en kan bijsturen.
Hoe je het kan aanpakken? Eerst richt je je blik op het voorbereiden van activiteiten en het betrekken van bewoners. Hoe kan je vlotter de grote thematische groepsactiviteiten bedenken en organiseren? Wanneer er een maandplanning is, hoe breng je die dan met zo weinig mogelijk werk tot bij de bewoners en de rest van het team?
Daarna kijk je naar hoe je versterking kan krijgen bij het begeleiden van activiteiten. Hoe kan je familie en vrijwilligers inspireren om vaker een rol op te nemen? En hoe maak we het makkelijk voor stagiairs, vrijwilligers of andere medewerkers om mee activiteiten te begeleiden?
Tenslotte zoom je uit. Je neemt een overzicht van alle activiteiten, om zo gaten te ontdekken en om het aanbod nieuw leven in te blazen.
1
Start klein met het woonleefteam op een enkele afdeling
Iets nieuw proberen is niet evident. Het vereist het nodige enthousiasme en goesting. Een team moet er voor openstaan. Start dan ook klein met de teamleden die er klaar voor zijn. Zoek enkele enthousiaste trekkers in het woonleefteam die het voortouw kunnen nemen. Als hun eerste ervaringen goed zijn, kunnen ze hun resultaten delen met de rest van het team en hen zo stap voor stap meekrijgen.
In de volgende stappen zie je hoe deze medewerkers veel van hun huidige taken vlotter kunnen aanpakken.
2
Haal inspiratie voor groepsactiviteiten uit de themakalender
Moederdag? Pasen? Week van de valpreventie? Voor zulke terugkerende thema’s bedenken teams doorgaans telkens nieuwe activiteiten.
Via de themakalender kan je hier veel tijd mee uitsparen. Elke maand krijg je een kalender propvol suggesties voor de maand er op. Tips voor activiteiten rond de thema’s, maar vaak ook volledig uitgewerkte activiteiten die je zo kan overnemen. Telkens zie je ook welke bewoners hier mogelijk in geïnteresseerd zijn.
Themakalender met tips voor activiteitenPrintversie van maandkalener met thema's en activiteiten
Voeg jullie standaard maandplanning alvast in. Daarna staat die elke maand al klaar in jullie planning.
Tip: gebruik deze inspiratietools op jullie maandelijkse planningsmeeting voor activiteiten.
3
Maak en deel jullie activiteitenplanning
Naast de grote thematische activiteiten hebben jullie vermoedelijk vaste activiteiten zoals geheugentraining, turnen, samen koken en knutselen,.. Deze terugkerende activiteiten kan je makkelijk één keer aanduiden in Soulcenter. Daarna maak je met een druk op de knop een volledig ingevulde maandplanning. De thema-activiteiten voeg je er makkelijk aan toe.
Standaard weekplanning die je makkelijk kan hergebruiken
Eenmaal de kalender ingevuld is, kan je deze vlot delen op verschillende manieren.
check_box Weekaffiches voor bewoners. Per afdeling kan je automatisch een kleurrijke affiche hebben met alle activiteiten op.
check_box Planningsprints voor het team. Print per afdeling een overzicht van de activiteiten van de week. Geef interne notities mee zodat het zorgteam ook weet hoe zij kunnen helpen.
check_box Publieke activiteitenkalender voor vrijwilligers en familie. Daar lees je hier onder meer over.
4
Betrek ook familie en vrijwilligers via een publieke activiteitenkalender
Ieder WZC kan zijn eigen publieke kalender hebben. Familie en vrijwiligers kunnen zo kijken welke activiteiten er aankomen. Indien jullie willen, kunnen jullie bepaalde activiteiten ook openstellen voor familie en vrienden. Via deze publieke kalender kunnen ze zich dan inschrijven. Jullie krijgen daar dan een berichtje van.
Publieke activiteitenkalender
Wil je jullie kalender publiek zetten? Contacteer dan het team van Soulcenter om de pagina klaar te zetten. Jullie kunnen de pagina personaliseren met:
check_box Het logo van je woonzorgcentrum
check_box Een grote foto, liefst in een horizontaal formaat zoals in het voorbeeld
5
Maak het makkelijk voor stagiairs, vrijwilligers of medewerkers om mee activiteiten te begeleiden
Geef hen een briefing over de voorbereiding en verloop van activiteiten zodat ze vlotter kunnen bijdragen. Je kan makkelijk je activiteitsfiches bijhouden in Soulcenter. Zo heb je op één plek alle info over de voorbereiding, het verloop en alle materiaal dat je nodig hebt voor activiteiten. De bestanden voeg je ook zo toe.
Activiteitenfiche in Soulcenter
Tientallen teams deelden ook al hun activiteiten via www.hartverwarmers.be. Je kan er ondertussen meer dan 200 activiteiten downloaden met bijhorende briefings en bestanden.
Ben je trots op je activiteiten? Dan kan je optioneel jouw eigen activiteiten ook delen met de Hartverwarmers-community.
Activiteiten evalueren
Neem het overzicht van alle activiteiten
Met alle activiteiten in Soulcenter kan je makkelijk het overzicht nemen. Zo zie je van op afstand welke types activiteiten jullie vooral doen, en waar er gaten zitten in het aanbod.
Eerst breng je structuur in de activiteiten door ze te organiseren via dimensies en begeleidingsprofielen. Daardoor heb je al een helderder zicht op het type activiteiten jullie doen. Daarna ontdek je een manier om bestaande activiteiten op nieuwe manieren te bekijken zodat meer bewoners zich betrokken voelen.
1
Organiseer de activiteiten via dimensies en begeleidingsprofielen
Er zijn twee manieren om de activiteiten te structureren. Volgens interessegebied en volgens dimensie van thuisgevoel. Denk aan interessegebieden zoals sport, cultuur, natuur en zelfzorg. Het concept van dimensies van thuisgevoel is geïnspireerd door onderzoek van A sense of home. We onderscheiden drie dimensies. De persoonlijke, sociale en maatschappelijke dimensies. Verderop lees je hier meer over.
In Soulcenter kan je makkelijk het overzicht nemen van de interesses en dimensies. Bij de start van jullie traject kunnen jullie zo samen evalueren. Welke nieuwe activiteiten willen jullie organiseren voor interesses waar jullie te weinig op inspelen? En welke bestaande activiteiten kunnen jullie herbekijken zodat jullie inspelen op meer dimensies van thuisgevoel.
Overzicht van alle activiteiten met de persoonslijke dimensie
2
Verken nieuwe manieren voor klassieke activiteiten
Activiteiten vertrekken nog al te vaak aanbodgestuurd en hebben als doel zo veel mogelijk bewoners te bereiken. Deze aanpak leidt tot herkenbare situaties. Het zijn bijvoorbeeld telkens dezelfde bewoners die deelnemen. Veel andere bewoners voelen zich niet aangesproken en vallen uit de boot.
Samen met Maite Mallentjer van A sense of home werkten we een workshop uit om je team uit te dagen om jullie bestaande activiteiten nieuw leven in te blazen. Verken alleen of met collega’s van het leefteam hoe je meer bewoners kan betrekken op manieren die er voor hen toe doen.
Werkbladen om klassieke activiteiten te herbekijken
Tijdens workshops met WZC bedachten we in het verleden zo al nieuwe invullingen voor klassieke activiteiten als een film bekijken of de verjaardagen vieren.
Bepaal de interesses en mogelijkheden van bewoners
In deze sectie kijken we naar hoe we bewoners beter kunnen leren kennen om ons aanbod van daaruit te laten vertrekken. We gaan voor zo snel mogelijk resultaat. Daarom starten we eerst met snel en oppervlakkig in kaart te brengen wat we al weten, en gaan we daarna stap voor stap detail toevoegen.
Voor huidige bewoners is het handig om hun interesses in groep te bespreken. Bij nieuwe bewoners kan je dat telkens bij de kennismaking doen. Het leuke is dat je door het gebruik van de app, die nieuwe bewoners dan ook direct kan tonen welke activiteiten bij hen zouden passen.
1
Laat je bewoners importeren door Soulcenter
Stuur ons een Excel bestand met de namen van de bewoners en op welke afdelingen ze verblijven. Snel daarna zitten alle bewoners klaar in Soulcenter.
Spreadsheet template met bewonerslijst
Download deze template. Het is een Google spreadsheet die je ook kan opslaan als Excel bestand.
2
Breng snel de interesses van bewoners in kaart op basis van wat je al weet
Start door in bulk de interesses van bewoners aan te duiden. Zo hoef je niet eerst bewoner per bewoner interesses te bevragen. Zet je samen met medewerkers die de bewoners goed kennen en ga door het overzicht. Op een handige pagina (zowel digitaal als op papier) kan je aanduiden waar bewoners van houden. Zo heb je op nog geen kwartiertje per afdeling een duidelijk overzicht.
Pagina om vliegensvlug interesses aan te duiden
Vanaf dan krijg je in Soulcenter bij alle activiteiten al suggesties voor deelnemers. Ook in de inspiratiedatabank met meer dan 200 activiteiten zie je dan welke activiteiten passen bij de bewoners.
Met deze snelle kennismaking heb je wel enkel een overzicht van de hoofdinteresses. Zaken als spelletjes, muziek, huishouden,.. Op dat moment weet je nog niet welke onderliggende interesses belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de types van spelletjes of muziek. Dat kan je later doen.
3
Brengt de begeleidingsprofielen in kaart
Weten wat bewoners graag doen is één deel van de puzzel. Het is ook nuttig om te weten wat bewoners nog kunnen. Daarvoor hanteren we begeleidingsprofielen. We brengen de bewoners onder in vijf groepen om zo een duidelijker overzicht te krijgen van de capaciteiten van al onze bewoners. Dit helpt ons later om beter te begrijpen welk type activiteiten we vaker kunnen organiseren zodat er niemand uit de boot valt.
De aanpak hiervoor is eenvoudig en kan een ergotherapeut snel doen. Ga in Soulcenter naar de pagina waar je in één keer de begeleidingsprofielen van alle bewoners kan kiezen.
Hier onder zie je een overzicht van de verschillende begeleidingsprofielen die je kan aanduiden. Dit overzicht komt zo uit de inspiratiebundel van VVSG.
Bij het merendeel van de teams die dit proces al volgden werd duidelijk wat hun buikgevoel al vertelde: dat zwakkere bewoners maar al te vaak uit de boot vallen. Later kijken we naar hoe je dit gestructureerd kan evalueren en bijsturen.
4
Bevraag meer specifieke interesses in groep
Het bespreken van interesses kan ook een leuke groepsactiviteit zijn. Samen kan je onderwerp per onderwerp bespreken waar bewoners van houden. Duid dit aan op de gedetailleerde babbelbladen voor interesses, en later kan je dit toevoegen in Soulcenter.
Met deze meer gedetailleerde interesses krijg je ook veel betere suggesties voor deelnemers aan activiteiten. Het geeft jullie bij evaluaties ook een genuanceerder blik over tekortkomingen en mogelijkheden in het aanbod.
Babbelblad voor interesses van bewonersGroepsgesprek over interesses
5
Leid nieuwe bewoners direct toe naar de activiteiten
Wat als een nieuwe bewoner van dag één al een duidelijk zicht heeft op wat er allemaal te beleven valt in het woonzorgcentrum? En zo snel mogelijk mee kan doen?
Dat kan je eenvoudig doen door nieuwe bewoners toe te leiden via Soulcenter.
Bevraag tijdens de kennismaking op tablet de interesses van een bewoner. Op een kwartiertje krijgt de persoon die de kennismaking doet een goed zicht op waar de nieuwe bewoner van houdt. Automatisch krijgt de bewoner op het einde van het gesprek suggesties voor activiteiten om aan mee te doen. Je kan de bewoner zelf onmiddellijk aanduiden als deelnemer zodat hij of zij niet vergeten wordt.
Bewoner wordt tijdens kennismakingsgesprek toegeleid naar het aanbod
6
Evalueer de vooruitgang van je team
Dit proces van interesses in kaart brengen zal stapsgewijs gebeuren over een periode van verschillende weken. Hou in de gaten waar jullie staan om vlot vooruitgang te boeken.
Op de evaluatiepagina van activiteiten vind je een overzicht van de vooruitgang. Je ziet er ook wat de volgende stappen zijn en kan hiervoor een taakverdeling printen.
Overzicht van de vooruitgang van een team
Zo krijg je stap voor stap een helder zicht op waar de bewoners van houden, en kan je in een volgende stap het aanbod daarop afstemmen.
Afstemmen van het aanbod
Organiseer activiteiten op maat van bewoners
Met een heldere blik op de activiteiten en op de bewoners, kan je nu het aanbod veel meer laten vertrekken vanuit wat bewoners drijft.
Zoom eerst volledig uit. Neem het overzicht van het aanbod. Gebruik een uitgebreide activiteitentoetser om een volledig beeld te krijgen van alle activiteiten, interessegebieden en bewoners. Dit laat je toe om in grote lijnen prioriteiten te bepalen.
Kijk daarna naar specifiekere verbeterpunten. Met welke interessegebieden kan je team meer doen? Aan welke bestaande activiteiten doen geïnteresseerde bewoners niet mee? En welke bewoners vallen in het algemeen uit de boot?
Kijk tenslotte naar manieren om gaandeweg te blijven evalueren. Zowel op bewonersniveau als op niveau van het volledige woonzorgcentrum.
1
Neem het helikopterzicht
Met de activiteitentoetser krijg je het overzicht van waar het aanbod al sterk is en waar nog niet, en zo kan je gericht verbeteringen aanbrengen. Het is een uitgebreide oefening waarmee je kan nagaan of de activiteiten voldoen aan de dimensies van thuisgevoel, of ze inspelen op de interesses van bewoners en of zowel actieve als passieve bewoners aan bod komen.
Activiteitentoetser (of toch een klein stuk er van). Er is een overzicht per interessegebied.
Deze oefening kan je doen nadat je voor alle bewoners de interesses aanvulde. Organiseer hiervoor een workshop met je hele woonleefteam. Samen kan je interessegebied per interessegebied evalueren welke bewoners je bereikt en zo een duidelijk overzicht krijgen van verbeterpunten.
Het is een uitgebreide oefening die je team een volledig uitgezoomd overzicht geeft van het aanbod. Deze oefening is nuttig om bijvoorbeeld jaarlijks te hernemen om de grote lijnen uit te zetten voor de activiteitenbegeleiders.
2
Speel meer in op de interesses van bewoners
De activiteitentoetser geeft al een ruim beeld over verbeteringskansen in het aanbod. Hoogstwaarschijnlijk bedenk je er door dat er op bepaalde interessegebieden meer ingezet kan worden. Om dat makkelijk te maken is er een aparte interesseverkenner met bijhorend actieblad.
Inzicht in hoeverre het team inspeelt op interesses
Op interesseverkenner zie je in een oogopslag op welke interesses je meer kan inspelen. Je krijgt er onmiddellijk suggesties bij. Ten eerste zie je bij welke van jullie eigen activiteiten er geïnteresseerden nog niet meedoen. En daarnaast krijg je per interessegebied suggesties van activiteiten uit onze uitgebreide activiteitendatabank die samengesteld is door teams van over heel Vlaanderen.
Subinteresses met suggesties voor activiteiten
Bij deze pagina vind je ook een actieblad. Dat maakt het makkelijk voor je team om samen alle inzichten te bespreken en concrete acties te noteren waarmee jullie later mee aan de slag kunnen.
3
Vind nieuwe deelnemers voor bestaande activiteiten
Telkens wanneer je een activiteit inplant krijg je automatisch suggesties met geïnteresseerde deelnemers. Dit zet je team aan om bewoners uit te nodigen die tot dan niet meededen. Er is een handige deelnemersprint zodat je andere mensen kan betrekken om de bewoners uit te nodigen en tot bij de activiteit te brengen.
Deelnemers en deelnemersuggesties
Na de activiteit kan je makkelijk de deelnemers aanduiden op basis van deze suggesties. Het afboeken dus. Een volgende keer komende deze deelnemers automatisch in de deelnemerslijst zodat het team zeker weet wie uit te nodigen.
Is dat ok voor de inspectie? Jazeker. Het maakt hen niet uit waar je activiteiten afboekt, zo lang het maar gebeurt. Op het individueel bewonersprofiel vind je trouwens de historiek van deelnames aan activiteiten terug.
4
Blijf evalueren tijdens het bewonersoverleg
Doen jullie een jaarlijks overleg met iedere bewoner? Dat is het ideale moment om samen de tevredenheid over de activiteiten te bespreken. Bekijk samen de historiek van deelnames om te bespreken wat de bewoner van de activiteiten vond. Daarnaast krijgen jullie suggesties voor activiteiten waarin de bewoner mogelijks geïnteresseerd is maar nog niet aan deelnam.
De activiteiten evalueren tijdens bewonersoverleggen is maar één van de manieren waarop jullie kunnen blijven inzetten op zinvolle dagbesteding voor bewoners. In de volgende sectie – de laatste over dagbesteding – kijken we naar andere kansen om zinvolheid te verankeren in jullie werking.
Veranker de werking
Leg jullie aanpak vast voor zinvolle dagbesteding
Alle stappen rond dagbesteding zitten er op. Het is aan jullie om nu zelf een aanpak te bepalen die aansluit bij jullie gewoontes. Om dat makkelijker te maken kan je aan de slag met twee voorgemaakte workshops met werkmateriaal.
De eerste oefening daagt je team uit om zicht in de rol van bewoners te plaatsen en na te denken op welke manier deze bewoners tot een zinvolle daginvulling kunnen komen. Dat gaat al veel ideeën geven.
Een tweede oefening geeft je team een houvast om jullie plannen te bespreken. Met de groeiplanner kijken jullie naar hoe jullie naar wat er al goed gaat, waar jullie naartoe willen, en welke stappen jullie kunnen nemen om verder te groeien in zinvolle dagbesteding.
1
Leef je in in bewoners om ideeën te vinden voor jullie aanpak rond zinvolle dagbesteding
Op welke manieren kunnen jullie bewoners helpen om tot een zinvolle dagbesteding te komen? In deze workshop zoek je met je team kansen om meer persoonsgericht te werken tijdens typische momenten.
Het kernidee is dat je je verplaatst in de schoenen van twee exemplarische bewoners en van daaruit ideeën bedenkt.
Plan jullie verdere groei met de dagbesteding groeiplanner
Het doel van deze visuele workshop is om samen te bespreken hoe jullie beter kunnen worden in zinvolle dagbesteding voor bewoners. Op drie kwartier vorm je met je team de grote lijnen van een plan. Jullie kijken samen naar wat er al goed gaat nu. Jullie plannen waar jullie naartoe willen. En samen bespreken jullie mogelijke stappen om die doelen te bereiken.
Aan de hand van deze groeiplanner krijgen jullie een beeld van welke volgende stappen jullie willen nemen. Een van de mogelijke stappen is misschien het verder verdiepen van de kennis over bewoners. Wat zijn hun verhalen? Wat zijn hun voorkeuren? En hoe kan je daar als team op inspelen? Daar kijken we naar in de volgende sectie van deze gids.
Kennismakingspakket
Verhalen en voorkeuren van bewoners tot bij team brengen
In dit tweede deel graaf je dieper. Het doel is om de band tussen het team de bewoners te versterken. Dat doe je door het levensverhaal en leefplan van bewoners centraal te plaatsen.
Deze sectie is bedoeld voor klanten van Soulcenter die een abonnement hebben op het kennismakingspakket. De trekkers zijn hier terug de begeleiders wonen en leven en de ergotherapeuten. Het is hier echter ook nuttig om een multidisciplinair kernteam samen te stellen, dat samen oplossingen zoekt om met het hele huis persoonsgericht te denken en handelen.
De verschillende fases die je zal doorlopen:
check_box
Team lanceren
check_box
Levensverhalen verzamelen
check_box
Families betrekken
check_box
Bewoners beter leren kennen
check_box
Werking verankeren
Team lanceren
Geef je team een vliegende start
Motiveer medewerkers om de verhalen en voorkeuren van bewoners centraal te plaatsen
Stel een enthousiast interdisciplinair kernteam samen dat het goede voorbeeld geeft voor de rest van het team. Daarna kunnen zij hun enthousiasme overbrengen en de rest meenemen.
1
Start klein met de meest enthousiaste personeelsleden en families
Verandering gaat stap voor stap. Begin dus niet te snel.
Start met maar enkele bewoners, families en personeelsleden. Leer samen hoe het verloopt en evalueer regelmatig.
Dit is jullie team van pioniers. Enthousiastelingen die families motiveren, samen mooie levensverhalen verzamelen, en hiermee heel het team en de bewoners een grote glimlach bezorgen.
Maak met jullie compact team van pioniers een snelle start, en motiveer daarna andere medewerkers met jullie resultaten en ervaringen.
De onderstaande video geeft jullie een snel overzicht van Soulcenter.
volume_up Zet je geluid op
2
Zoek minstens drie trekkers voor het project
Het is leuker om samen nieuw terrein te verkennen. Je kan met mekaar de aanpak afchecken, regelmatig polsen hoe het gaat, en elkaar gemotiveerd houden.
Het project is er ook stabieler door. Stel dat een trekker jammer genoeg even uitvalt, dan kan het project nog steeds doorgaan. Maak Soulcenter dus een gedeelde verantwoordelijkheid van meerdere teamleden.
De directeur of hoofd bewonerzorg is de eerste trekker. Hij of zij volgt de vooruitgang op en zorg dat het team voldoende tijd krijgt om in het levensverhaal van bewoners te investeren.
3
Bepaal soulmates
Wie is verantwoordelijk voor de verhalen van welke bewoner? Koppel een teamlid aan elke bewoner. Een soulmate noemen we dat in Soulcenter. Deze soulmate voegt de bewoner toe in Soulcenter, verzamelt verhalen en betrekt de familie. Deze persoon stelt zijn of haar soulmate ook voor aan de rest van het team.
4
Betrek zowel paramedici als verzorgend personeel
Levensverhalen zijn doorgaans het domein van ergotherapeuten en animatoren. Dat is zonde. Bewoners hebben namelijk contact met heel veel verschillende teamleden waarmee ze een toffe babbel kunnen hebben.
Betrek vanaf de start bijvoorbeeld ook een kinesist, zorgkundige, of iemand van de onderhoudsploeg. Geef iedereen de kans om de rest van het team te kunnen tonen hoe uniek iedere bewoner is.
5
Zet Soulcenter op de agenda
Evalueer regelmatig hoe jullie het doen. Teamvergaderingen zijn daar handig voor.
Op jullie evaluatiepagina staat een overzicht van jullie vooruitgang. Gebruik deze cijfers op de teamvergadering om jullie vooruitgang en ervaringen te delen met de collega's.
Van hoeveel bewoners maakten jullie een profiel?
Hoeveel verhalen voegden jullie toe?
Hoeveel families startten?
Hoeveel tijd konden jullie in de levensverhalen steken?
Bespreek kort wat er goed ging, wat minder ging, en hoe jullie verder willen.
6
Prikkel de rest van het team
Toon jullie teamgenoten alvast wat jullie aan het doen zijn. Maak hen beetje bij beetje warm voor het project. De beste manier om dit te doen is door de levensverhalen van bewoners te delen. Print ze. Hang ze op. Of toon ze aan het team tijdens jullie vergaderingen.
Het is makkelijk om verhalen van bewoners af te drukken om ze te delen met collega's.
Afficheer levensverhaal tips
Om je een duwtje in de rug te geven met het verzamelen van verhalen, geven we je graag enkele handige inzichten en tips waarmee je zelf aan de slag kan of waarmee je je team kan ondersteunen en inspireren.
Deze tips zijn beschikbaar in een handige affiche.
Zijn jullie goed gestart? Hebben enkele bewoners een mooi profiel met inspirerende verhalen?
Da's het ideale moment om jullie enthousasme te delen met de rest van het team. Deel de verhalen die jullie verzamelden van bewoners en toon je collega's hoe ook zij aan de slag kunnen met levensverhalen van bewoners.
Levensverhalen verzamelen
Leer de verhalen kennen
Voer leuke babbels om te weten wat er belangrijk is voor iedereen
1
Durf je eigen levensverhalen te delen
Levensverhalen helpen je om bewoners nog beter te kunnen begrijpen en om ze écht te leren kennen. En dat is omgekeerd ook zo: stel je voor dat ook de bewoners jouw levensverhalen beter zouden kennen? Hoe voelt dat? Met wie zou je welke verhalen delen? Wat zou je niet vertellen? Probeer het zeker eens uit: alleen zo ervaar je echt hoe het voelt om beter gekend en begrepen te worden.
Start op een makkelijke manier met Soulcenter door je eigen levensverhalen eerst te verzamelen. Zo leer je het systeem al kennen nog voor je met bewoners en families aan de slag gaat.
2
Start met de voorbeeldvragen
De levensverhalen van bewoners beperken zich regelmatig tot familiefoto's met de namen van de familieleden. Dat is een logisch resultaat als je start vanuit de foto's die je ter beschikking hebt. Er vallen echter zo veel meer verhalen te ontdekken die een vollediger beeld van een persoon kunnen scheppen.
Om jullie te helpen om de rijkere verhalen te ontdekken zijn er 16 vragen voor een levensverhaal met diepgang. Merk op dat het niet enkel over vroeger gaat. We vragen ook door naar vandaag.
arrow_forwardVan waar ben je? Woonde je in de buurt voordat je naar hier verhuisde?
arrow_forwardWat was je beroep? Waarom heb je daar voor gekozen?
arrow_forwardHad je een levenspartner? Wie was dat?
arrow_forwardHoe zag je ouderlijkt gezin er uit?
arrow_forwardWelke hobby's en interesses had je vroeger? Heb je deze nu nog?
arrow_forwardAan welke lichaamsbeweging deed je?
arrow_forwardNaar welke school ging je?
arrow_forwardHoe blijf je nu graag actief?
arrow_forwardWat interesseert je nu?
arrow_forwardWie zijn belangrijke mensen voor je?
arrow_forwardWelke rol speelt geloof in je leven?
arrow_forwardWat is je favoriete muziek?
arrow_forwardWat eet en drink je graag?
arrow_forwardWaar kan je erg van genieten?
arrow_forwardWat vind je zinvolle activiteiten in het woonzorgcentrum?
arrow_forwardZijn er dingen die je graag nog wilt doen in het woonzorgcentrum?
arrow_forwardAan welke gewoonten hecht je veel belang?
3
Probeer het op je smartphone
Foto’s scannen hoeft niet moeilijk te zijn. Tegenwoordig gaat dat heel vlot op een smartphone of tablet. Iedereen kan het doen.
Een heel handige mobiele applicatie om te scannen is PhotoScan van Google. Nadat je met de app een foto scant, is die beschikbaar in je media galerij en dus klaar om toe te voegen aan Soulcenter.
In deze video zie je hoe eenvoudig het is.
We scannen de foto's met de gratis Google PhotoScan applicatie die je op iPhone en Android kan gebruiken.
Daarna laad je deze foto's met je smartphone op in Soulcenter, en schrijf je de verhalen er bij.
Voilà!
Families betrekken
Krijg hulp van bewoners en hun families
Jullie hoeven dit niet alleen te doen. Bewoners vertellen graag over hun leven, en families apprecieren jullie interesse in hun verhalen.
Je kan makkelijk familie en eventueel bewoners inschakelen om de verhalen voor jullie te verzamelen in tekst en beeld.
1
Geef handige bewoners een actieve rol
Zijn er bewoners die vlot met de smartphone of computer zijn? Het bleek in woonzorgcentra al heel fijn voor behendige bewoners om zelf hun verhaal neer te schrijven en hun foto's zelf te digitaliseren.
Op onze Instagram vind je een mooi voorbeeld van bewoner Leon, die in een woonzorgcentrum in Wevelgem woont. Hij helpt nu het team en andere bewoners met het verzamelen van verhalen.
2
Nodig enthousiaste familieleden uit
Een persoonlijke aanspreking werkt nog het best om familieleden over jullie plan te vertellen. Zijn er familieleden die erg betrokken zijn en regelmatig over de vloer komen? Betrek hen nog meer. Vertel waarom jullie het belangrijk vinden om de levensverhalen van bewoners te leren kennen en dat hun hulp daarbij essentieel is.
Toon hoe makkelijk het is
check_box Toon hoe makkelijk Soulcenter werkt, bijvoorbeeld aan de hand van het levensverhaal van een bewoner.
check_box Toon hoe jullie de verhalen leren kennen: toon bijvoorbeeld de geprinte verhalen van een andere bewoner.
Nodig de familie uit
check_box Vraag de toestemming om alvast een profiel aan te maken voor de bewoner. Doe het eventueel direct samen.
check_box Nodig familieleden uit via email in Soulcenter
Is het familielid niet zo goed met computers en internet? Dan kan je ook een gepersonaliseerde uitnodiging voor Soulcenter meegeven. Je kan makkelijk een boekje afdrukken met alle info in en een unieke code om met Soulcenter te starten.
Gepersonaliseerde uitnodigingsfolder voor familieleden. Tweezijdig af te drukken.
In deze video zie je hoe je makkelijk familie kan uitnodigen.
3
Stel Soulcenter voor op een familieavond
Introduceer Soulcenter direct aan een heleboel familieleden.
Vraag op voorhand alvast aan de families om een smartphone of tablet en enkele familiefoto's mee te nemen. Zo kunnen ze direct al ondervinden hoe eenvoudig het is.
Introductie
check_box Vertel hen waarom jullie het belangrijk vinden om levensverhalen te verzamelen.
check_box Vertel hoe jullie aan de slag zullen gaan met de levensverhalen. Als basis voor reminiscentie activiteiten? Om op te hangen in de kamers? Om op te nemen in dossiers?
Demonstratie
check_box Indien jullie al verhalen verzamelden van bewoners en deze mogen delen, toon dan enkele.
check_box Print de verhalen van een bewoner als voorbeeld.
check_box Toon de families hoe makkelijk het is om een foto te digitaliseren en deze met een verhaal in Soulcenter op te laden.
Zelf aan de slag
Zijn er families met een smartphone in de zaal? Ga alvast met hen aan de slag. Dat kan heel snel.
check_box Installeer de gratis app Google PhotoScan op hun smartphone of tablet.
check_box Nodig op jullie eigen toestellen de families uit via email.
check_box Help de families om hun account te activeren.
check_box Scan met iedereen een foto in met PhotoScan.
check_box Voeg deze foto samen met een verhaal toe aan Soulcenter.
4
Kondig het officieel aan
Kondig aan dat jullie Soulcenter gebruiken. Verspreid de boodschap via jullie verschillende communicatiekanalen.
check_box Neem deze poster ook op in jullie krantje.
check_box Kondig Soulcenter aan op jullie sociale media en in jullie email correspondentie. Verwijs naar de website voor meer info.
Bewoners leren kennen
Breng verhalen tot leven in het woonzorgcentrum
Verhalen verzamelen is geen doel op zich. We doen dit om de bewoners beter te leren kennen, en zo een fijnere tijd samen te hebben. Maar hoe kan je aan de slag met de verhalen? Hier zijn alvast enkele suggesties gebaseerd op wat andere teams doen.
1
Reminisceer in groep met bewoners
Organiseer een gezellige babbel aan de hand van de verhalen uit het leven van bewoners. In Soulcenter kan je makkelijk verhalen bekijken van alle bewoners. Ideaal voor een reminiscentie activiteit in groep.
Er is heel veel variatie mogelijk. Bekijk de verhalen van alle bewoners bijvoorbeeld per thema. "Muziek", "Gewoonten en vrije tijd", "Hobbies en werk",.. Start een fijne babbel via echte verhalen van bewoners.
Neem je laptop of tablet, sluit deze eventueel op een groter scherm aan, en jullie zijn vertrokken.
2
Maak een levensverhaal poster
Het is heel fijn om met bewoners te knutselen met de foto's en teksten over hun leven. In een mum van tijd heb je een leuke poster, die dan bijvoorbeeld in de kamer kan hangen.
Dit kan je zowel met je team doen, als met familieleden. Het is een heel warme activiteit om ongedwongen over het verleden te babbelen.
Heb je graag inspiratie voor posters? Dan kan je eventueel vertrekken van de sjablonen die we maakten. Je vindt er ook voorgemaakte titels en vormen bij waardoor je sneller zelf een poster kan maken.
Sjablonen voor posters over het levensverhaal en voorkeuren
Tip: organiseer een knutselnamiddag waarop familie zulke posters kan maken.
3
Print de verhalen voor in het dossier van bewoners
Je kan de verhalen van een bewoner heel overzichtelijk afdrukken op A4'tjes. Dat is een handige referentie voor nieuwe collega's. Steek deze in de dossiers van de bewoners, of beter nog: maak ze zichtbaar. Kies elke week een andere bewoner van de week wiens verhaal jullie ophangen.
In deze video zie je hoe je makkelijk boekjes print.
Maak Soulcenter een gewoonte
Integreer het levensverhaal en leefplan in jullie dagelijkse werking
Maak het een evidentie voor het team om de verhalen en voorkeuren van bewoners te ontdekken en gebruiken.
1
Start met alle nieuwe bewoners
Hoe mooi zou het niet zijn dat heel jullie team al op de eerste dag van een bewoner een rijke blik heeft op haar of zijn manier van leven en ervaringen?
Het start al bij het intake gesprek met bewoner en familie. Introduceer er jullie visie over het levensverhaal. Vertel dat het verrijkend is voor het team om de bewoner als mens te leren kennen, niet enkel als patiënt.
Geef een korte Soulcenter demo en maak hen gelijk een account aan zodat ze verhalen kunnen toevoegen. Toon hen hoe makkelijk het is voor hen, en hoe waardevol voor jullie.
2
Stel de bewoners voor op teamvergaderingen
Wees een ambassadeur voor de bewoners. Breng hun verhalen tot bij je collega's.
Toon het team hoe je bewoners aan het leren kennen bent. De kans is groot dat je heel wat belangrijke verhalen van de bewoners ontdekt die je nog niet kende. Deel deze info met je team. Help hen om een betere band op te bouwen.
3
Laat je inspireren door de aanpak van een ander team
Woonzorgcentrum Sint-Camillus uit Wevelgem werkte de voorbije jaren een aanpak uit met Soulcenter. In een online lessenreeks in video delen ze hun volledig stappenplan. Met Soulcenter vulden we aan met praktische voorbeelden. Je kan met je team deze aanpak bekijken om jullie eigen aanpak onder de loupe te nemen.
De ervaring die bewoners hebben wordt sterk bepaald tijdens een aantal overlegmomenten met het team en de bewoners. Deze werkbladen helpen je om vijf van die momenten te evalueren en meer bewonersgericht te maken. Gebruik het als leidraad voor intervisies waarin jullie het proces rond relatiegerichte zorg verbeteren.
