Blog post

Conversatiekaarten voor het leefplan

Hoe productontwerper Tine Van Loo een gesprekshulp ontwierp voor een gezellige kennismaking

door Frederik Vincx

Hoe maken nieuwe bewoners van zorgcentra vlot kennis met de medewerkers? Dit is voor beide partijen niet evident en vraagt om bepaalde nuances. Tine van Loo is productontwerper bij Soulcenter. Zij heeft zich verdiept in het versterken van de sociale verbondenheid in woonzorgcentra met als focus de kennismaking met nieuwe bewoners.

We gaan met Tine in gesprek over het gebruik van kennismakingskaarten en het ontwerptraject daarvan. Het hele interview bekijk je hier en hieronder vind je een samenvatting van het gesprek. 

De kaartjes downloaden? Ga naar de overzichtspagina met alle conversatiekaarten.

Tine, naar aanleiding van jouw onderzoek heb je de kennismakingskaarten van Soulcenter vernieuwd. Wat zijn deze kaarten en waar dienen ze voor?

De kennismakingskaarten hebben we ontworpen om het gesprek met bewoners vlotter en aangenamer te doen verlopen met behoud van een bepaalde structuur. We willen zorgen dat elke medewerker zo’n gesprek met een bewoner kan beginnen, niet per se degene die deze gesprekken altijd voert. Zo kunnen alle medewerkers hierbij betrokken worden. 

Waarom is het nodig om zulke kaarten te hebben? Kun je niet gewoon een babbel doen?

In het eerste gesprek wil de medewerker veel weten van de bewoner en de bewoner wil informatie over het woonzorgcentrum. Om dit op een vlotte en structurele manier te bespreken is nog niet zo gemakkelijk. Je wilt veel informatie, een vlot gesprek en tegelijkertijd alles onthouden van het gesprek of een naslagwerk ervan kunnen terugkijken. Het gesprek moet enerzijds aangenaam zijn, maar anderzijds ook een bepaalde structuur hebben. Deze kaartjes kunnen helpen om daar een mooi evenwicht in te vinden. Bij het gesprek worden ook babbelbladen gebruikt om alle antwoorden op te noteren.

Bij eerdere versies van de conversatiekaarten merkten we dat de vragen te uitgebreid of juist te eenvoudig waren. Kun je iets vertellen over deze nieuwste versie van de kaarten?

De nieuwe gesprekskaarten gaan niet meer over basis vragen of heel veel verschillende thema’s. Er wordt gewerkt rond vier domeinen: identiteit, dagbesteding, thuisgevoel en gezondheid. 

De kaartjes zijn opgedeeld in vier domeinen.

Deze domeinen zijn volgens Actiz ook de domeinen van het woonleefplan. Actiz is de branchevereniging van de zorgorganisaties die zich inzet voor kwetsbare ouderen en chronisch zieken. Door de focus op de vier domeinen ontstaat er structuur en wordt het mogelijk om compacter te werken. Per domein gaan we de essentie bevragen zodat je veel te weten kunt komen in een beperkte tijd. 

Waar komt de beslissing om met de domeinen te werken vandaan? En hoe worden de vragen gekozen?

Actiz werkt rond vier levensdomeinen die volgens hen bijdragen aan het welzijn. Door het bevragen van die vier domeinen kun je veel te weten komen over de wensen van de bewoner met betrekking tot het woonzorgcentrum. Bijvoorbeeld over hoe hij zich daar het beste op zijn gemak gaat voelen, wat hij gaat willen doen en wat belangrijk is voor die persoon. Die domeinen vatten het leven van de bewoner samen en laten zien hoe het leven in het woonzorgcentrum eruit zal gaan zien. Zo krijg je een volledig beeld van de nieuwe bewoner.

Kun je eens tonen hoe dat werkt?

Op de eerste kaart staat uitleg over de kennismakingskaarten. Je kunt bijvoorbeeld beginnen door van elk domein een kaart bovenaan de tafel te leggen, vier op een rij. Zo vormt zich direct een visuele structuur voor de bewoner en medewerker. Onder ieder thema kun je de kaarten met vragen plaatsen. 

Onder elk domein zitten een aantal vragen en keuzes.

We hebben voor ‘identiteit’ een aantal algemene, simpele vragen zoals: Wat was je beroep? Hoe wil je aangesproken worden? Ook hebben we een aantal keuzekaarten toegevoegd waarbij de bewoner moet kiezen welke kaart voor hem het meest van toepassing is. Deze kaart kan met de gekozen kant naar boven onder de titelkaart ‘identiteit’ worden geplaatst. 

Bij de domeinen 'Identiteit' en 'Thuisgevoel' kan de bewoner enkele voorkeuren kiezen.

Op deze manier kun je ook aan de slag met de andere domeinen. Bij ‘dagbesteding’ is er bijvoorbeeld keuze uit allerlei kaarten met interesses, zoals geloof, huishouden en sport. De bewoner kiest de kaart die hem aanspreekt, plaatst deze bij de domeinkaart van ‘dagbesteding’ en de kaarten die overblijven leg je aan de kant. Met de vragen op de achterkant van de kaart kun je de interesses of activiteiten verder bespreken.

Hoe maak je tijdens het gesprek gebruik van de bijpassende babbelbladen?

Op de babbelbladen zijn alle vragen die voorkomen op de kaarten herhaald. Zo kun je naast de structuur op de tafel gebruik maken van de bladen om antwoorden te vermelden. Ook vind je hier een notitieblad waar je losse gedachten of uitspraken kunt opschrijven om ze te onthouden.

Als je zo’n babbelblad hebt, waarom heb je die kaartjes dan nog nodig en omgekeerd?

De kaarten maken het gesprek veel aangenamer en visueler voor de medewerker en de bewoner. De bewoner kan actief gaan deelnemen aan het gesprek en zo wordt het geen interview of ondervraging. Met de kaarten kun je naast de bewoner zitten en samen bespreken wat diegene interessant vindt. Met alleen de babbelbladen verlies je je al snel in het maken van notities waardoor het gesprek minder warm wordt. 

Van de kaarten is ook een digitale versie beschikbaar via Soulcenter. Kun je iets vertellen over deze tabletversie?

Met de tabletversie werkt de kennismaking hetzelfde en worden alle antwoorden ook direct opgeslagen. Je hoeft het creëren van de structuur niet meer te doen met aantekeningen of het neerleggen van de kaarten. Door het gebruik van de tablet geef je het proces nog nét iets meer in de handen van de bewoner. Hij kan alles aanduiden, lezen en intuïtief doorzoeken welke zaken hem aanspreken. Het resultaat wordt toegevoegd aan het profiel van de bewoner. Hierop kan de familie worden uitgenodigd om de verhalen aan te vullen. Zo wordt het kennismakingsproces persoonlijker en kunnen medewerkers de bewoner nog beter leren kennen.

Als we naar de toekomst kijken, wat zie jij dan als volgende stap qua oplossingen in woonzorgcentra om relaties te versterken?

Het lijkt mij heel interessant om nog meer tastbare tools te gaan ontwikkelen als ondersteuning voor de digitale middelen. Zo kun je een mooi evenwicht krijgen tussen de handige digitale methoden en een aantal ondersteunende tastbare tools. Hierdoor komt de persoonlijkheid van bewoners echt naar voren en kunnen medewerkers hierop inspelen.

Wil jij ook gebruik maken van de nieuwe conversatiekaarten? Hier vind je de kaartjes om op A4 te printen.

Info verzamelen is slechts het begin

Dit is slechts de eerste stap. Wanneer je de leefplannen van bewoners kent kan je zo veel meer doen:

- De info bespreken op multidisciplinaire overleggen.

- Betekenisvolle activiteiten bespreken met de bewoners.

- Matches zoeken met andere bewoners, vrijwiligers en team.

Al deze mogelijkheden en meer zijn beschikbaar in Soulcenter.

Hét platform voor meer leefplezier in het woonzorgcentrum.

Nieuwsbrief

Blijf mee

Schrijf je nu in op de nieuwsbrief

Auteur

Frederik Vincx

Frederik Vincx is sociaal ondernemer en ontwerper van software voor teams. Sinds enkele jaren focust hij zijn energie op woonzorgcentra. Dat verdienen ze.

Frederik is de oprichter van Soulcenter.

Vind je het leuk? Deel het.


Wat is Soulcenter?

Moderne dagbesteldingssoftware voor woonzorgcentra

Breng je gemeenschap dichter bij mekaar in betekenisvolle activiteiten

Ontdek de woonleefapp arrow_forward
Tablet met voorbeeld van Soulcenter app