Blog post

Nu is het moment om activiteiten in WZC nieuw leven in te blazen

Zeven manieren om je hele gemeenschap te betrekken bij betekenisvolle activiteiten 

door Frederik Vincx

Het voorbije jaar maakte duidelijk dat we in woonzorgcentra snakken naar menselijk contact. We konden niet anders dan ondervinden dat goede zorg alleen verre van voldoende is. Neen, wat er toe doet is verbonden zijn. Samen mooie momenten beleven. 

Bezoekregeling in woonzorgcentra versoepelde de voorbije weken en dagen al en het ziet er naar uit dat de normale werking rond activiteiten zal hernemen. Vrijwilligers en familieleden gaan terug meer over de vloer komen. Eindelijk. Dat werd tijd.

Hoe plannen teams om hun activiteitenwerking terug op volle toeren te krijgen?

Om dat beter te begrijpen spraken we met onder andere Bart Collet (innovatieversneller bij In4Care), Hilde Nagels (Coördinator wonen en leven bij WZC Meerminnehof), Jan De Boeck (Directeur Residentie Arthur bij Vulpia), Lies Dictus (Ergotherapeut bij WZC Sint Maria in Brecht) en Maite Mallentjer (auteur Sense of home).  

Via deze gesprekken beschreven we zeven manieren waarop woonzorgcentra hun dagbestedingsaanbod nieuw leven kunnen inblazen.

1. Vergelijk het aanbod met de interesses van bewoners en stuur bij

Wil je dat bewoners alle aan bod komen, vertrek dan door vraaggestuurd te werken. Wat interesseert de bewoners? Welke mogelijkheden hebben ze? En matcht dat met het aanbod?

In 2017 publiceerde VVSG een inspiratietool rond het toetsen van het activiteitenaanbod. Een praktisch stappenplan om teams te stimuleren om hun bewoners zinvolle activiteiten aan te bieden. We maakten een visuele samenvatting.

VVSG baseerde de werking van de inspiratietool op twee huizen waar de activiteitswerking op volle toeren draaide. WZC Meerminnehof in Mortsel en WZC Sint-Maria in Brecht. Bij Meerminnehof bijvoorbeeld waren voor corona in een goede week wel 30-40 activiteiten. Grotere groepsactiviteiten, maar even goed dagdagelijkse activiteiten zoals bibliotheekbezoek, voorlezen aan bewoners, samen groenten snijden of wafels bakken. Schoolvoorbeelden van hoe het kan.

Waar willen die koplopers nog meer op inzetten?

Voor Meerminnehof is evaluatie van het volledige aanbod nog steeds belangrijk. Een helikopterzicht krijgen op de overeenkomst tussen aan de ene kant de mogelijkheden en interesses van bewoners, en aan de andere kant het aanbod. Hun drijfveer is vooral begrijpen welke mensen uit de boot vallen. In de meeste huizen met je namelijk dat het doorgaans dezelfde actieve en sociale mensen die meedoen met activiteiten. Maar doen ook mensen met passief begeleidingsprofiel mee? Zijn er activiteiten afgestemd voor hoogopgeleide en gecultiveerde bewoners? Zijn er voldoende activiteiten voor mannen? Pertinente vragen die je niet zomaar op 1-2-3 uit je zorgdossier tevoorschijn haalt.

Begeleidingsprofielen

Een belangrijke tool in de evaluatie is het toekennen van begeleidingsprofielen aan bewoners. Aanwijzingen van hun niveau van zelfstandigheid. Deze profielen maken het onder andere makkelijker om te toetsen of bewoners met verschillende mogelijkheden voldoende aan bod komen. 

Lees de volledige inspiratietool.

Bij Sint-Maria, het andere woonzorgcentrum dat meewerkte aan de inspiratietool, kreeg de activiteitswerking een stevige knauw in het voorbije jaar. Dat was onvermijdelijk. Het team plant om hun werking tegen september terug op volle toeren te krijgen. Om dat te bereiken bespreekt het team per afdeling wekelijks het leefplan van vijf bewoners tijdens een multidisciplinair overleg en kijken ze of de bewoner voldoende aan bod komt.

Helikopterzicht overeenkomst leefplannen en activiteiten

De babbels met de teams zetten ons aan het denken. Hoe ontdek je welke bewoners te weinig aan bod komen? En hoe begrijp je hoe dat komt? We deden alvast een eerste verkenning.

2. Zoek hulp bij betekenisvolle activiteiten voor bewoners

Vertrek vanuit de wensen van individuele bewoners. Ontdek welke specifieke activiteiten voor hen betekenisvol zijn en zoek met je community naar oplossingen.

Sinds enkele jaren is de Betekenisvolle Activiteiten Methode een gekend begrip in onze Vlaamse woonzorgcentra. De BAM. Meer en meer begeleiders wonen en leven lazen het boek en volgden een opleiding. De onderzoekers vertellen dat een persoon die nog thuis woont gemiddeld vijfendertig betekenisvolle activiteiten doet doorheen de dag. Simpele dagdagelijkse bezigheden die onze dag invullen. Zelf koffie zetten. De krant halen. Een praatje slaan met de buurman. Het gros van die bezigheden verdwijnt.

Mensen die naar het woonzorgcentrum verhuizen verliezen gemiddeld 18 van hun 35 betekenisvolle activiteiten.

De BAM helpt teams om stap voor stap te ontdekken wat er voor een bewoner toe doet. Via een reeks vragen kom je zo tot een activiteit die past bij mogelijke fysieke of cognitieve uitdagingen van de bewoner. 

Het zit hem in de kleine dingen

Een voorbeeld zagen we onlangs in Roger. De documentaire over het leven van mondige bewoner Roger Lybaert. In de docu zien we hoe Roger dagelijks schaakt met logistiek medewerker Mohammed. 

Copyright VRT

Wat een toeval dat beide mannen elkaar vonden in deze betekenisvolle activiteit. Of dit nu spontaan gebeurde of via de BAM.

Oproepen voor specifieke hulp

Verschillende van de geïnterviewden vertelden dat ze meer gericht op zoek willen gaan naar betekenisvolle activiteiten (schaken voor Roger) en middelen en mensen om dit mogelijk te maken (het schaakbord en Mohammed). Sommige teams vertelden dat ze specifieke oproepen doen via hun Facebookpagina en nieuwsbrief. 

Daarnaast merken we dat woonzorgcentra ook hun weg vinden naar vrijwilligersplatformen. 

Momenteel zijn er op bijvoorbeeld Give a day 39 oproepen voor vrijwilligers in woonzorgcentra, waarvan heel specifieke vragen zoals de oproep voor een barbecue vrijwilliger door het team van Vincenthove in Roeselare.  

3. Doe inspiratie op bij andere huizen

Vernieuw het aanbod door over het muurtje te kijken bij andere woonzorgcentra. Ontdek nieuwe activiteiten op basis van de interesses van bewoners.

In verschillende huizen lijkt het activiteitsaanbod vastgeroest te zitten. Dat vertelden enkele leidinggevenden ons toch. Ze gaven aan dat sommige medewerkers vaak activiteiten aanbieden die ze zelf leuk vinden. Dat ze moeite hebben om te vertrekken vanuit wat bewoners willen en om zo een betekenisvolle daginvulling te ondersteunen.

Met ons team merken we dat grotere groepsactiviteiten populair zijn. Sinds de lancering van de Hartverwarmers activiteitendatabank deelden medewerkers al 149 activiteiten. En dat aanbod wordt gretig geraadpleegd. Er werden ondertussen 110.000 pagina’s bekeken. In totaal spendeerden medewerkers samen al 67 volle dagen op de website om inspiratie op te doen bij andere huizen en om snel nieuwe activiteiten op te zetten.

Mooi, maar ook dit dreigde een heel aanbodgestuurd verhaal te worden met de animator als organisator en uitvoerder. 

Van animator naar begeleider wonen en leven

Dit is deel van een grotere transitie. Die van aanbodgerichte animator naar vraaggestuurde begeleider wonen en leven. De klassieke animator is uren zelf in de weer met activiteiten maken en begeleiden. De begeleider wonen en leven daarentegen is een brugfiguur die aanvoelt wat er leeft in huis en oplossingen mogelijk maakt. Een kant-en-klare activiteitsdatabank is dus niet genoeg om deze kanteling te ondersteunen richting vraaggestuurd werken.

Datzelfde sentiment was er ook enkele maanden terug tijdens een groepsgesprek met een vijftiental bijdragers aan Hartverwarmers. Ze gaven aan dat regie van de bewoners essentieel is. Betrek hen bij het kiezen van de activiteit. Geef hen mogelijkheden om de activiteiten zelf mee vorm te geven, te organiseren en hun geliefden er bij te betrekken. 

Sinds die meeting vragen we ook bij het inzenden van een activiteit om aan te geven hoe je bewoners mee regie kunnen hebben en hoe bewoners met verschillende mogelijkheden kunnen bijdragen. 

De deelnemers aan het groepsgesprek kwamen ook met een heel concreet idee. De activiteitsdatabank koppelen aan de leefplannen van onze bewoners om zo al een zicht krijgen op welke Hartverwarmers-activiteiten zouden aanslaan bij bewoners.

Daarnaast zou je ook individueel op basis van de interesses en voorkeuren van bewoners nieuwe activiteiten samen kunnen verkennen. Hier is een voorbeeld van een kennismaking met een bewoner met een actief en onafhankelijk begeleidingsprofiel. Een bewoner die het zou appreciëren om zelf activiteiten aan te dragen en te ondersteunen.

4. Bevraag en betrek ook mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers

Ga verder dan de leefplannen van bewoners. Ontdek de interesses en voorkeuren van iedereen die deel uitmaakt van jullie gemeenschap. Betrek van daaruit iedereen bij het aanreiken en organiseren van activiteiten.

Het woonzorgcentrum is veel meer dan de bewoners alleen. Het is een diverse gemeenschap van alle mensen die er over de vloer komen. Sommigen werken er. Anderen doen er vrijwilligerswerk of brengen een bezoekje. Weer anderen maken gebruiken van de faciliteiten. 

Het woonzorgcentrum als buurt

Lector ouderenpsychologie Maite Mallentjer vergelijkt het woonzorgcentrum met een buurt. Ze ziet de rol als begeleider wonen en leven als die van sociaal makelaar. Iemand die de talenten, verwachtingen en noden van al die actoren begrijpt en verbindt. 

In de meest recente editie van haar boek A Sense of home vertelt Maite dat we als woonzorgcentrum inspiratie op kunnen doen bij buurtwerkers. Zo beschrijft ze de ABCD-methode uit buurtwerking, een afkorting voor Asset Based Community Development. Daarbij is het cruciaal om bronnen (assets) in het hele woonzorgcentrum in kaart te brengen. Alles wat bewoners, medewerkers, mantelzorgers en vrijwilligers kunnen bijdragen. Dat kunnen interesses en talenten zijn, maar even goed tijd, budget of een netwerk met andere mensen.

Verkenning van een fictief mantelzorgersprofiel. Wat zijn de bronnen van fictieve mantelzorger Luc Appermont? Welke rollen zou hij willen opnemen in de gemeenschap?

Leefplannen voor iédereen

Het merendeel van de woonzorgcentra vraagt vrijwilligers naar hun interesses en verwachtingen. Deze informatie staat doorgaans los van de leefplannen van bewoners. Wat zou er kunnen gebeuren indien we de verhalen, voorkeuren en verlangens van al deze mensen samenleggen? Medewerkers en mantelzorgers inbegrepen.

5. Geef je gemeenschap zelf controle over hun participatie in activiteiten

Publiceer jullie activiteitenkalender fysiek en digitaal om een breed publiek te bereiken binnen en buiten het woonzorgcentrum. Laat digitaal onderlegde geïnteresseerden zichzelf inschrijven.

Teams lijken veel tijd te spenderen aan het aankondigen van hun activiteiten. Dat bleek uit een interview met Steven Mesure, hoofd Wonen en leven in WZC Sint-Camillus en een Soulcenter-gebruiker van het eerste uur. Het team van Steven heeft een levendige activiteitswerking die vraaggestuurd is op basis van leefplannen van bewoners.

Lees meer over de werking van Sint-Camillus 

Op de website van Sint-Camillus vinden we een maandelijkse activiteitenagenda die een medewerker van het woonleefteam maakt in Word. Daarnaast afficheert het team uiteraard de activiteiten intern en delen ze die digitaal met de familie. 

Er kruipt wel wat tijd in het aankondigen van activiteiten. Zouden we automatisch aantrekkelijke affiches en inschrijvingsformulieren kunnen genereren op basis van de agenda? 

Vrijwilligers op Whatsapp

In gesprekken met vrijwilligers in Sint-Camillus ontdekten we ook dat de kerngroep van vrijwilligers zichzelf organiseert via een Whatsapp-groep. Ze bedenken er samen activiteiten en spreken af wie deelneemt.

Hilde Nagels van WZC Meerminnehof merkt ook dat deze digitaal-vaardige bewoners en vrijwilligers slechts een minderheid is. Tijdens ons gesprek vertelt ze dat medewerkers nu nog veel tijd steken in het opvolgen van deelnames aan activiteiten bij bewoners en vrijwilligers. Haar team spendeert uren per week om de beschikbaarheden van vrijwilligers te dubbelchecken en concrete afspraken te maken. De groep van mediavaardige bewoners en vrijwilligers groeit wel snel. Hilde droomt luidop van een toekomst waarin bewoners en vrijwilligers zelf het activiteitenaanbod zien en zich kunnen inschrijven.

6. Betrek de buurt bij activiteiten

Inspireer buurtbewoners om vaker in het woonzorgcentrum te komen. 

Het woonzorgcentrum staat niet apart. Het is onderdeel van een buurt en daar onlosmakelijk mee verbonden. Het leven van bewoners wordt veel rijker indien ze deel blijven uitmaken van een groter geheel en ook contacten kunnen leggen met mensen van buiten hun nieuwe leefwereld.

Geïnterviewde Jan De Boeck, directeur van Residentie Arthur in Antwerpen, onderstreept het belang van communicatie met de buurt. Zo gebruikt Jan actief buurtplatform Hoplr, waarop hij de buurt inspireert om even binnen te springen in het huis. 

Residentie Arthur heeft bijvoorbeeld honingbijen op het dak. Wanneer de buren nieuwe honing kunnen kopen krijgen de buren een berichtje via het buurtplatform. 

Daarnaast is er plantendokter Eugene. Het team toverde een lege kamer om tot plantenkamer en iedereen kan daar nu terecht om zieke planten te laten verzorgen. Weer een leuke reden om een bezoekje te brengen.

7. Deel jullie activiteiten op sociale media om nieuwe deelnemers aan te trekken

Post beelden van jullie activiteiten online om jullie gemeenschap te inspireren en nieuwe deelnemers aan te trekken.

Meer en meer woonzorgcentra etaleren hun leefplezier op sociale media. Ze vonden in de voorbije jaren oplossingen om binnen strenge GDPR-regels toch te tonen hoe aangenaam toeven het kan zijn in hun huis. 

De beslissing om veel meer zichtbaar te worden is een logische. Woonzorgcentra hebben het momenteel namelijk lastig om klanten te vinden. Er staan veel kamers leeg. En op langere termijn is het een nog grotere uitdaging om gemotiveerde medewerkers aan te trekken en behouden. 

Ook het geïnterviewde team van Sint-Camillus deelt enthousiast hun plezier met de buitenwereld. Op de Facebookpagina van het huis zie je nauwkeurig samengestelde collages over mooie momenten met bewoners en het team. 

Hoofd bewonerszorg Steven Mesure vertelt ons dat deze positieve beelden op sociale media helpen om familieleden meer betrokken te houden. En betrokken familieleden zijn doorgaans ook meer tevreden. 

Steven ziet hier nieuwe mogelijkheden. Hij verwijst naar de nood aan het rapporteren voor inspecties. Je hoort als huis aan te kunnen tonen dat bewoners aan bod komen in activiteiten. Teams ‘boeken dat af’ in hun zorgdossier. Steven ziet de kans om deze verplichting waardevol te maken door het te combineren met het delen op sociale media. In plaats van enkel af te vinken of iemand meedeed ziet hij dit ook als een kans om samen beelden te verzamelen en aan te geven hoe de beleving van deelnemers was. 

Droom met ons mee

Dat waren zeven manieren om het activiteitsaanbod nieuw leven in te blazen. Tijdens de interviews merkten we dat er nog heel veel kansen zijn om iedereen in het woonzorgcentrum nog dichter bij elkaar te brengen. 

Hoe denk jij het aan te pakken? Om welke aspecten zet jouw team de komende maanden en jaren vooral in? En zijn er nieuwe mogelijkheden waar je van droomt om dat vlotter te laten verlopen? 

Als team van ontwerpers zijn wij natuurlijk erg benieuwd naar wat je nodig hebt. Ons hart ligt in de ouderenzorg en we halen veel voldoening uit het bouwen van praktische oplossingen voor jullie problemen en wensen. Vertel ons dus zeker hoe je het ziet en dan helpen wij om je visie tastbaar te maken. 

----

Deze blog post verscheen initieel op Linkedin.

Nieuwsbrief

Blijf mee

Schrijf je nu in op de nieuwsbrief

Auteur

Frederik Vincx

Frederik Vincx is sociaal ondernemer en ontwerper van software voor teams. Sinds enkele jaren focust hij zijn energie op woonzorgcentra. Dat verdienen ze.

Frederik is de oprichter van Soulcenter.

Vind je het leuk? Deel het.


Wat is Soulcenter?

Moderne dagbesteldingssoftware voor woonzorgcentra

Breng je gemeenschap dichter bij mekaar in betekenisvolle activiteiten

Ontdek de woonleefapp arrow_forward
Tablet met voorbeeld van Soulcenter app