Blog post

10 typische taken van woonleefteams vereenvoudigd

Co-creatie met leefteam leidt tot meer tijd voor kwaliteit

door Frederik Vincx

Sinds vorige zomer schaduwen we het leefteam van een woonzorgcentrum in Asse. Met onze ploeg van ontwerpers en ontwikkelaars helpen we hen om vlotter te werken.

De tijdsbesparing staat in het teken van warmer wonen en werken. Want door tijdwinst kan het team meer focussen op de essentie. Het welbevinden van bewoners verhogen door hen kwaliteitsvoller en mensgerichter te ondersteunen. 

In deze blogpost lees je tien typische taken van woonleefteams die we probeerden te vereenvoudigen en verbeteren. Je ziet telkens voorbeelden van een fictief woonzorgcentrum.

Ben je daarnaast benieuwd hoe het er aan toe gaat tijdens onze cocreatie?  Bekijk hieronder het videoverslag dat we voorbije zomer maakten, na onze eerste weken in het woonzorgcentrum.

1.Interesses van bewoners leren kennen

Nagaan waar bewoners van houden om hen activiteiten aan te bieden die ze graag doen.

Vroeger gebeurde dit vooral op buikgevoel. Tijdens de sociale anamnese werd er gepeild naar de interesses en voorkeuren van bewoners. Deze werden bijgehouden in een Word-document en als bijlage toegevoegd aan het zorgdossier. In de dagdagelijkse werking gebeurde daar echter weinig mee.

Nu houdt het team rechtstreeks in hun activiteitenplanner de interesses en mogelijkheden van bewoners bij. Zo kunnen ze vlotter inspelen op de interesses van bewoners.

Er was in Soulcenter al een manier om gezellig en visueel de interesses van een bewoner te bevragen. We voegden nu een oplossing toe die onmiddellijk na de kennismaking al toont welke activiteiten in het aanbod leuk kunnen zijn voor de bewoner. 

Tablet met voorbeeld van toeleiding naar activiteiten na kennismaking

Deze kennismaking is bewoner per bewoner. In het huis wonen echter een honderdtal bewoners. Het zou weken kosten om hen allemaal opnieuw te bevragen. Daarom introduceerden we een snelle manier om interesses en begeleidingsprofielen toe te kennen op basis van wat je als team al weet. In enkele sessies met teamleden die de bewoners goed kennen krijg je zo een snel overzicht dat je later kan verfijnen.

Schermafbeelding van bulk-toekoenning van interesses aan bewoners

2. Afstemmen van het aanbod

Activiteiten afstemmen op interesses en mogelijkheden van bewoners.

Vroeger viel het team terug op hun vertrouwde activiteiten. Het team kopieerde iedere week het Excel bestand met de agenda van de voorgaande week. Er werd daarbij weinig gekeken naar de veranderende bewonerspopulatie.

Nu is het team het aanbod aan het afstemmen op de interesses en mogelijkheden van bewoners. Ze doen daarom mee aan ons leertraject zinvolle activiteiten. Daarin volgen ze een systematische aanpak om een helikopterzicht te krijgen op de bewoners en het activiteitenaanbod.

Kernconcepten in het traject zijn begeleidingsprofielen van bewoners en dimensies van activiteiten. Na het bijhouden van deze gegevens krijgt het team een activiteitentoetser met een volledig zicht op alle activiteiten en bewoners. Dit helpt om uit te zoomen en het volledige aanbod onder de loep te nemen.

Schermafbeelding van activiteitentoetser voor woonzorgcentra

We maakten ook een papieren activiteitentoetser waarmee teams die onze tools niet gebruiken handmatig hun aanbod kunnen beoordelen.  

Na dit helikopterzicht is het tijd om verbeteringen aan te brengen. Dat kan op verschillende niveaus. 

De ruimste blik is die op alle activiteiten. Het team krijgt per interessegebied zicht op de activiteiten en deelnames van geïnteresseerde bewoners. Daarbinnen zien ze ook welke geïnteresseerde bewoners niet meedoen. En via de Hartverwarmers-databank krijgt het team hier rechtstreeks suggesties voor nieuwe activiteiten.

Schermafbeelding van activiteiten en interesses evaluatie met suggesties

Meer ingezoomd kan het team per activiteit kijken of ze ermee de juiste bewoners bereiken. Het team krijgt een historiek van deelnemers en hun tevredenheid en krijgt ook suggesties voor nieuwe deelnemers.

Schermafbeelding van activiteitenfiche voor woonzorgcentra

Als laatste is er uiteraard de individuele blik op een bewoner. Zo kan het team nu tijdens een bewonersoverleg samen met de bewoner terugblikken naar de activiteiten waar de bewoner aan meedeed en kunnen ze zich laten inspireren door de suggesties voor andere activiteiten in het aanbod. Via de suggesties van andere activiteiten is het ook makkelijker om te praten over nieuwe activiteiten die de bewoner eventueel kan doen.

3. Plannen van groepsactiviteiten

Vooruitblikken naar grote thema’s om hier op tijd rond te kunnen werken. Zaken als Valentijn, Carnaval, Week van de vrijwilliger,..

Vroeger deed het team dit tussen de bedrijven door en een week vooraf. Het leefteam zocht online naar thema’s en bedacht activiteiten. 

Nu plant het team maandelijks de grote activiteiten van de maand er op. We maakten een themakalender voor 2022 met alle grote thema’s voor het jaar in. Je kan die ook downloaden en gebruiken.

Voor de maandelijkse meeting print het team telkens de kalender van de volgende maand op A3 zodat ze in één oogopslag zien wat er te doen is.

Foto van activiteitenkalender

4. Uitwerken van activiteiten

Bedenken van groepsactiviteiten en hier begeleidend materiaal voor maken.

Vroeger viel het team vooral terug op hun bestaande activiteiten door de planningen van het vorige jaar er bij te nemen.

Om het team te helpen om hun aanbod op te frissen staan per thema nu al ideeën klaar in een themakalender voor woonzorgencentra. We koppelden ook de Hartverwarmers activiteitenkalender met tweehonderd uitgewerkte activiteiten om het makkelijker te maken nieuwe activiteiten te ontdekken en organiseren.

Schermafbeelding van themakalender met tips en activiteiten

Maandelijks organiseren we trouwens een online inspiratiesessie met tientallen activiteitenbegeleiders om samen ideeën uit te wisselen voor de maand er op. 

5. Delen van de weekplanning

Activiteitenplanning maken en delen met het team

Vroeger maakte een medewerker van het leefteam wekelijks planningen in Excel per afdeling. Deze werden dan gebruikt door het team als taakverdeling. Daarnaast legden ze de planning op de verpleegposten van iedere afdeling zodat de medewerkers daar wisten wat er zou gebeuren. Als er iets veranderde aan de planning door bijvoorbeeld afwezigheid van een medewerker moesten alle bestanden aangepast worden. 

Nu beheert het team centraal de planning in Soulcenter. Iedereen kan van overal aan de planning. Ook van thuis en op mobiele toestellen. En als er een aanpassing is, is die direct overal zichtbaar. De planningen rollen er ook met één klik uit op papier.

Foto van smartphone met planning van de dag

Door deze aanpak krijgt het team ook meer context. In de planning zien ze de notities van de vorige keer dat de activiteit gebeurde zodat ze deze keer kunnen bijsturen.

6. Afficheren van het aanbod

Bewoners op de hoogte brengen van de activiteiten

Vroeger ontwierp het team wekelijks per afdeling een affiche met de data in de weekplanningen. Met ontwerpprogramma Canva waren ze al snel twee uur werk per week bezig om de vormgeving goed te krijgen voor iedere affiche.

Heel dit proces automatiseerden we. De info is namelijk dezelfde als in de planning. Samen met het team en bewoners ontwierpen we affiches met kleurrijke iconen die je zo kan afdrukken. Dat is weer twee uur minder achter de computer per week.

Foto van co-creatie met bewoners voor de activiteitenaffiches

7. Ophalen bewoners

Bewoners uitnodigingen en begeleiden om mee te doen met de activiteiten

Doorgaans haalt het leefteam zelf alle bewoners op. Ze kloppen aan bij iedereen waarvan ze denken dat ze geïnteresseerd zijn en begeleiden minder mobiele bewoners. Dit duurt soms even lang als de activiteit zelf. 

Om vlotter hulp in te schakelen maakten we overzichtelijke deelnemerslijsten. Je hebt op je mobiel toestel of op papier een overzicht van alle deelnemers van vorige keren en van de mensen wiens interesses matchen. Zo kunnen andere mensen makkelijker helpen bij het ophalen van bewoners. Andere bewoners, medewerkers, stagiairs en vrijwilligers kunnen zo een handje toesteken.

Foto van papieren overzicht van deelnemers voor een activiteit

8. Begeleiden van activiteiten

De activiteiten zelf in goede banen leiden

Het leefteam begeleidt nu zowat alle activiteiten volledig zelf. Kwissen, bingo’s, crea-activiteiten,.. zij zijn de trekkers er van. De klassieke animatoren dus.

Wat als het leefteam makkelijk andere mensen kan briefen om activiteiten te trekken? Het team heeft nu al enkele activiteitsfiches in Word-formaat ergens op de gedeelde server. Daar gebeurt zelden iets mee.

We brachten de activiteitsfiches binnen handbereik door ze te integreren in de planningstool. Het team kan nu vanuit hun planning direct raadplegen (en delen) hoe je een activiteit voorbereidt, wat het verloop is, en welk materiaal nodig is.

Schermafbeelding van een activiteitenfiche met stappenplan bij

Deze fiches volgen dezelfde structuur als alle activiteiten in de Hartverwarmers inspiratiedatabank zodat teams vlot activiteiten met andere woonzorgcentra kunnen uitwisselen. Ze kunnen ze overnemen van andere woonzorgcentra maar even goed terug delen met de Hartverwarmers-community. Hierdoor moet het makkelijker worden om nieuwe activiteiten te organiseren en begeleiden. 

9. Registreren van activiteiten

Bijhouden van de deelnemers aan een activiteit. Ook wel afboeken genoemd.

Vroeger vulde het leefteam na de activiteit aan een computer alle deelnemers in. Soms uren na de activiteit. 

Nu loopt het registreren intuïtiever. Via een visueel overzicht kunnen medewerkers makkelijk aanduiden wie er meedeed. Ze krijgen hiervoor al suggesties: de deelnemers van vorige keer staan al klaar. Doordat het met foto’s van bewoners werkt kunnen ook stagiairs en nieuwe medewerkers dit snel doen.

Foto van gsm met de app op met overzicht van deelnemers aan een activiteit

10. Beoordelen van acties van leefteam

Periodiek evalueren van de output van een team door een leidinggevende

Het leefteam waar we nauw mee samenwerken beoordeelde slechts zelden de werking. Wanneer dit gebeurde was het eerder anekdotisch en op buikgevoel. Een ander team waar we mee samenwerken pakt het veel rigoureuzer aan. De verantwoordelijke van het leefteam spendeert een halve dag per week aan het turven van deelnameformulieren op papier om te rapporteren aan de directie.

Doordat teamleden nu onmiddellijk digitaal kunnen registreren is er minder dubbel werk voor de leidinggevende. Ze krijgt automatisch een overzicht van alle activiteiten van de voorbije weken. Daarbij staan direct het aantal deelnemers, de tevredenheid en notities over het verloop. Hiermee kan ze dat rapport van een halve dag op een half uurtje maken.

Meer tijd voor kwaliteit

Efficientiewinst is geen doel op zich. Het staat in het teken van beter werk leveren. En in het geval van een leefteam is dat duidelijk. Er voor zorgen dat bewoners hun tijd in het woonzorgcentrum als zinvol en waardevol ervaren.

In de negen maanden samenwerking met het leefteam in Asse konden we al veel repetitieve taken vereenvoudigen. We vonden ook nieuwe oplossingen om persoonsgericht werken een evidentie te maken. 

Al deze oplossingen die je hier zag zijn beschikbaar in onze Soulcenter leefplezier app voor woonzorgcentra. Daarmee sparen ze wekelijks uren werk uit en slagen ze erin om de bewoners makkelijker een zinvolle tijd te bezorgen. Het pakket is momenteel geprijsd aan een early-bird bedrag van 150 euro per maand per woonzorgcentrum.

Wil je graag starten? Boek dan een gesprek met ons.

Naast de tools zijn er ook trainingen voor je team om het aanbod af te stemmen op de bewoners. Elk kwartaal start een online leertraject zinvolle dagbesteding waar je samen met andere teams stap voor stap je aanbod matcht met de verwachtingen van bewoners. Tijdens dat traject gebruiken we de tools die je hier boven zag. Een ideale verkenning met direct resultaat: een vernieuwd activiteitenaanbod.

Nieuwsbrief

Blijf mee

Schrijf je nu in op de nieuwsbrief

Auteur

Frederik Vincx

Frederik Vincx is sociaal ondernemer en ontwerper van software voor teams. Sinds enkele jaren focust hij zijn energie op woonzorgcentra. Dat verdienen ze.

Frederik is de oprichter van Soulcenter.

Vind je het leuk? Deel het.


Wat is Soulcenter?

Moderne dagbestedingssoftware voor woonzorgcentra

Breng je gemeenschap dichter bij mekaar in betekenisvolle activiteiten

Ontdek de woonleefapp arrow_forward
Tablet met voorbeeld van Soulcenter app